PROSEDUR PENGELASAN SEMULA REKOD TERPERINGKAT
[SELEPAS PENGUATKUASAAN AKTA RAHSIA RASMI 1972
(PINDAAN 1986)] BAGI JABATAN YANG TIDAK BERFUNGSI LAGI
(DEFUNCT) DI BAWAH JAGAAN DAN KAWALAN ARKIB NEGARA
MALAYSIA
1. TUJUANKertas ini bertujuan untuk menentukan prosedur pengelasan semula rekod
terperingkat bagi jabatan yang tidak berfungsi lagi (defunct) yang berada di
bawah kawalan dan jagaan Arkib Negara. Pengelasan semula ini membolehkan
orang ramai membuat rujukan ke atas rekod tersebut.
2. SKOP
Prosedur ini diguna pakai untuk mengelas semula rekod terperingkat yang
diwujudkan selepas Akta Rahsia Rasmi 1972 mula berkuatkuasa pada 30
September 1972 bagi rekod jabatan yang tidak berfungsi lagi (defunct) dan
berada di bawah kawalan serta jagaan Arkib Negara.
3. LATAR BELAKANG
3.1 Arkib Negara sebagai Pusat Arkib dan Penyelidikan Negara,
bertanggungjawab menyediakan perkhidmatan rujukan dan penyelidikan
kepada semua penyelidik.
3.2 Isu yang kerap dibangkitkan oleh para penyelidik ialah masalah rekod
bertaraf arkib yang tidak dapat dirujuk kerana taraf terperingkatnya masih
belum dibuat pengelasan semula. Isu ini juga melibatkan rekod pejabat
awam yang tidak berfungsi lagi (defunct). ANM.SR.6/2010
2
3.3 Mengikut Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629), Seksyen 30 (1), Arkib
Negara adalah bertanggungjawab ke atas jagaan atau kawalan terhadap
semua rekod awam pejabat awam yang tidak berfungsi lagi melainkan
jika diperuntukkan dengan nyata selainnya oleh mana-mana undangundang bertulis lain.
3.4 Manakala Seksyen 8 (1) dan (2), memberi kuasa kepada Ketua Pengarah
Arkib Negara untuk memeriksa kandungan mana-mana rekod terperingkat
dan untuk mengelaskan semula atau menghapuskan pengelasan rekod
terperingkat yang dalam jagaannya atau di bawah kawalan Arkib Negara.
Walau bagaimanapun Seksyen 8 (1) dan (2) hendaklah dibaca bersama
Seksyen 8 (3 ) yang berkaitan dengan Akta Rahsia Rasmi 1972.
3.5 Hingga kini terdapat lebih daripada 10,000 rekod terperingkat di bawah
kriteria ini yang masih belum diturun taraf dan tidak boleh dibuka kepada
penyelidik untuk dibuat rujukan dan penyelidikan. Di antara kumpulan
rekod tersebut seperti DARA, KEJORA dan lain-lain yang berada dalam
simpanan Arkib Negara.
4. TAKSIRAN DAN DEFINISI
4.1 PEJABAT AWAM YANG TIDAK BERFUNGSI LAGI (DEFUNCT)
Berdasarkan Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629), Seksyen 30 (3),
menyatakan:
“Sesuatu pejabat awam hendaklah disifatkan tidak berfungsi lagi
jika pejabat awam itu tidak lagi beroperasi dan tidak ada pengganti
bagi tugas dan fungsi pejabat awam itu”.ANM.SR.6/2010
3
4.2 PENGELASAN SEMULA
Pengelasan Semula melibatkan pembatalan taraf terperingkat rekod
kepada terbuka. Pengelasan semula ini membolehkan penyelidik merujuk
rekod tersebut.
4.3 RAHSIA RASMI
Akta Rahsia Rasmi 1972 menyatakan Rahsia Rasmi bermaksud:
“Apa-apa suratan yang dinyatakan dalam Jadual dan apa-apa
maklumat dan bahan yang berhubungan dengannya dan
termasuklah apa-apa suratan rasmi, maklumat dan bahan lain
sebagaimana yang boleh dikelaskan sebagai rahsia besar, rahsia,
sulit dan terhad, mengikut mana-mana berkenaan, oleh seorang
Menteri, Menteri Besar atau Ketua Menteri sesuatu Negeri atau
mana-mana pegawai awam yang dilantik di bawah seksyen 2B”
6 PEMBENTUKAN JAWATANKUASA DAN PASUKAN PENGELASAN SEMULA
REKOD TERPERINGKAT (DEFUNCT)
Jawatankuasa dan Pasukan ini perlu dibentuk bagi melaksanakan pengelasan
semula rekod terperingkat.
6.1. JAWATANKUASA PENGELASAN SEMULA REKOD TERPERINGKAT
(DEFUNCT)
6.1.1. Keahlian Jawatankuasa terdiri daripada:ANM.SR.6/2010
4
Pengerusi : Timbalan Ketua Pengarah (Penyelidikan)
Setiausaha : Ketua Seksyen Perkhidmatan Repositori
Ahli : a) Pengarah Bahagian Pengembangan
b) Pengarah Bahagian Pengurusan
Penyelidikan dan Dokumentasi
c) Ketua Seksyen Penyelidikan Khas Negara
d) Pengarah Cawangan Negeri Berkenaan
6.1.2 Bidang Tugas :
a) Menerima dan menyemak Senarai Rekod
Terperingkat yang disediakan oleh Pasukan
Pengelasan Semula Rekod Terperingkat (defunct).
b) Memperakui Senarai Rekod Terperingkat untuk
pengelasan semula.
c) Memperakui Senarai Rekod Terperingkat yang
dicadang embargo (jika ada).
6.2 PASUKAN PENGELASAN SEMULA REKOD TERPERINGKAT
(DEFUNCT)
6.2.1 Urus Setia : Seksyen Perkhidmatan Repositori
Setiausaha : Pen. Pegawai Arkib Kanan (R)
i) Ketua Pasukan 1 : Ketua Seksyen Perkhidmatan Repositori
Ahli : Penolong Pegawai Arkib dan
Pembantu Arkib Kanan Seksyen
Perkhidmatan RepositoriANM.SR.6/2010
5
ii) Ketua Pasukan 2 : Pengarah Cawangan Negeri
Ahli : Pegawai, Penolong Pegawai dan
Pembantu Arkib Kanan di Cawangan
Negeri
6.2.1 Bidang tugas:
a) Mengenal pasti rekod terperingkat yang hendak dikelaskan semula.
b) Menyediakan Senarai Rekod Terperingkat.
c) Menyediakan Laporan Pengelasan Semula Rekod Terperingkat
(defunct).
d) Mengemukakan Laporan Pengelasan Semula dan Senarai Rekod
Terperingkat kepada Jawatankuasa Pengelasan Semula Rekod
Terperingkat (defunct).
e) Membatalkan taraf terperingkat rekod.
f) Mengenal pasti dan menanda rekod yang perlu diembargo pada
Senarai Rekod Terperingkat.
g) Mengemas kini taraf rekod pada Senarai Penjelasan/ Senarai
Penerimaan/ COMPASS (termasuk catatan embargo).
7. TATACARA PENGELASAN SEMULA
Tatacara pengelasan semula rekod-rekod terperingkat adalah seperti
berikut:
a) Mengenal pasti rekod dalam mana-mana kumpulan arkib yang
hendak dikelaskan semula.ANM.SR.6/2010
6
b) Menyediakan Senarai Rekod Terperingkat (Lampiran 2).
c) Mengenal pasti rekod yang perlu embargo
1
.
d) Mengemukakan Laporan Pengelasan Semula dan Senarai Rekod
Terperingkat kepada Jawatankuasa Pengelasan Semula Rekod
Terperingkat (defunct).
e) Menyemak dan memperakui Laporan Pengelasan Semula dan
Senarai Rekod Terperingkat (defunct).
f) Mengemukakan Laporan Pengelasan Semula dan Senarai Rekod
Terperingkat yang telah diperakui oleh Jawatankuasa Pengelasan
Semula Rekod Terperingkat (defunct) untuk kelulusan Ketua
Pengarah.
g) Membatalkan taraf terperingkat rekod dengan menggunakan cap
’TERBUKA’ ke atas;
1. Kulit Fail hadapan dan belakang kulit fail
2. Lima (5) helaian hadapan, tengah dan belakang pada setiap
suratan yang telah dikelaskan semula.
3. Mengemas kini taraf rekod pada Senarai
Penjelasan/Senarai Penerimaan/COMPASS.
4. Aliran kerja adalah seperti di Lampiran 1.
5. Borang Laporan Pengelasan Semula Rekod Terperingkat (defunct)
seperti di Lampiran 3.
1
Embargo merujuk kepada sekatan akses ke atas arkib awam untuk tempoh tertentu bagi
tujuan pemeliharaan dan keselamatan rekod. Sekatan ini boleh dibuat menggunakan
peruntukan Seksyen 7(b) Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629). ANM.SR.6/2010
7
8. PENUTUP
Pelaksanaan pengelasan semula rekod terperingkat bagi jabatan yang tidak
berfungsi lagi (defunct) membolehkan rekod tersebut tersedia untuk rujukan
orang ramai dan penyelidik. ANM.SR.6/2010
8
LAMPIRAN 1
ALIRAN KERJA PENGELASAN SEMULA REKOD TERPERINGKAT (DEFUNCT)
TAMAT
(PP) – Pasukan Petugas
(JK) - Jawatankuasa
Menyediakan Senarai Rekod Terperingkat (PP)
Mengemukakan laporan dan senarai kepada Jawatankuasa
Pengelasan Semula Rekod Terperingkat (defunct) (PP)
Menyemak dan memperakui laporan, senarai dan
cadangan rekod embargo (JK)
Membatalkan taraf terperingkat rekod dengan menggunakan
cap ’TERBUKA’ (PP)
Mengenal pasti rekod yang perlu di embargo (PP)
Mengenal pasti rekod dalam mana-mana kumpulan arkib
yang hendak dikelaskan semula (PP)
MULA
Mengemukakan laporan dan senarai yang telah diperakui oleh
Jawatankuasa Pengelasan Semula Rekod Terperingkat
(defunct) untuk kelulusan Ketua Pengarah (PP)
Menanda rekod yang perlu di embargo pada Senarai
Rekod Terperingkat (PP)
Mengemaskini taraf rekod pada Senarai Penjelasan/ Senarai
Penerimaan/ COMPASS termasuk embargo(PP)ANM.SR.6/2010
9
LAMPIRAN 2
Borang Senarai Rekod Terperingkat Yang Dibuat Pengelasan Semula Bagi Jabatan Yang Telah
Defunct [Selepas Penguatkuasaan Akta Rahsia Rasmi 1972 (Pindaan 1986)] Di Bawah Jagaan Dan
Kawalan Arkib Negara Malaysia
Bil. No. Rujukan Fail Tajuk Fail Pengelasan Tarikh
Dikelaskan
Semula
CatatanANM.SR.6/2010
10
LAMPIRAN 3
LAPORAN PENGELASAN SEMULA REKOD TERPERINGKAT (DEFUNCT)
A. Laporan Pasukan Pengelasan Semula Rekod Terperingkat (Defunct)
Kumpulan Rekod : __________________ Tahun diliputi: ______________
Jenis Rekod : __________________ Senarai Rekod : Dilampirkan
Tarikh Mesyuarat : __________________
Tarikh dimajukan
ke Jawatankuasa : __________________
B. Perakuan Jawatankuasa
Laporan :
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
.......................................
Tarikh:........................................ ...........................................................
Nama dan Tandatangan
Pengerusi
Jawatankuasa Pengelasan
Semula Rekod Terperingkat (Defunct)
C. Kelulusan Ketua Pengarah
Keputusan : ......................................
Tandatangan :......................................
Nama dan Cap Jawatan :.......................................
Tarikh :.......................................ANM.SR.6/2010
11
D. Tindakan Susulan
Rekod telah dikemaskini :
a) Senarai Penjelasan Tarikh : ........................................
b) Senarai COMPASS Tarikh : .......................................
Laporan dimasukkan TRIM/didoket. Tarikh : ......................................
Tarikh : …………………………… .......................................
Nama dan Tandatangan
Ketua Pasukan
Pengelasan Semula Rekod Terperingkat
(Defunct)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar